Vor allem im Bildungsbereich wurden die virtuellen Gruppenräumen in Microsoft Teams schon lange herbeigewünscht. Nun sind sie seit Kurzem verfügbar und unterschiedliche Einsatzszenarien bieten sich an.
Wozu Breakout Rooms?
Einsatzszenario 1 - die Gruppenarbeit
Das wohl typischste Einsatzszenario für Breakout Rooms im Bildungsbereich sind Unterrichtssituationen, in denen der/die Unterrichtende die Lernenden in Gruppen etwas erarbeiten lässt und sie hierfür unterschiedlichen virtuellen Gruppenräume zuweist. Dabei können sich die Gruppenteilnehmenden wie in einem herkömmlichen Meeting mündlich oder schriftlich im Chat austauschen, am Whiteboard brainstormen, kollaborativ einen Text erstellen, diskutieren etc.
Gruppenmitglieder können nicht selbständig die Gruppe wechseln und Einblick in die Gruppenarbeit einer anderen Gruppe nehmen. So ist ein Arbeiten in einer Art geschütztem Bereich möglich. Am Ende treffen sich alle Gruppenmitglieder im Plenum (Hauptmeeting) und können beispielsweise ihre Gruppenergebnisse den anderen präsentieren.
Szenario 2: Pause im Breakout Room?
Neben Gruppenarbeiten sind Breakout Rooms auch ideal für sozialen Austausch z. B. in Pausen. Die Meetingleitung lässt die Teilnehmenden per Zufall in Pausenguppen einteilen und diese kommen dadurch mit Personen ins Gespräch, mit welchen sie sonst vielleicht wenig Kontakt haben, z. B. mit Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen, Konferenzteilnehmenden einer anderen Hochschule oder SchülerInnen aus der Parallelklasse.
Szenario 3: Mündliche Prüfungen in Breakout Rooms
Nehmen wir an, Frau X muss heute im 20 Minutentakt 10 mündliche Prüfungen abnehmen. Jeder der 10 Prüflinge hat 30 min. Vorbereitungszeit und anschliessend 15 min. Prüfung bei Frau X. Für solche mündlichen Prüfungen lassen sich Breakout Rooms bestens einsetzten, vorausgesetzt die Prüferin Frau X wird von einer Co-Leitung während der Prüfungszeit organisatorisch unterstützt. Frau X nimmt alle Prüfungen im Raum 1 – dem Prüfungsraum – ab. Die Co-Leitung stellt sicher, dass die 10 vorzu eintreffenden Prüflinge in einen jeweils separaten (Vorbereitungs)Raum kommen und dort ihre Prüfungsfrage(n) bekommen. Die 10 Vorbereitungsräume können vorab erstellt werden und z. B. nach dem Namen der Prüflinge benannt werden.
Ist die Vorbereitungszeit um, schliesst die Co-Leitung den Raum und weist die darin befindliche Person dem Prüfungsraum zu. Am Ende jeder Prüfung verlässt der/die PrüfungskandidatIn das Meeting.
Szenario 4: Elternabend
Gespräche, die im Laufe eines Schuljahres in der Regel an Schulen vor Ort stattfinden, können mit Hilfe von Videokonferenzapplikationen in virtuellen Räumen geführt werden. Zum Beispiel kann ein Elternabend im Hauptmeeting beginnen, in welchem sich die Lehrpersonen der Klasse vorstellen. Anschliessend werden die Eltern in die Gruppenräume aufgeteilt, je nachdem welche z. B. Fremdsprache ihr Sohn / ihre Tochter gewählt hat. Am Ende treffen sich alle im Plenum für Abschlussworte, letzte offene Fragen, einen geselligen Austausch.
Szenario 5: Parallele Workshops, Seminare an Tagungen, Fachkonferenzen
Veranstaltungen, welche typischerweise in einem Plenum beginnen und bei denen sich die Teilnehmenden nach der Eröffnungsveranstaltung aufsplitten z. B. in Workshops, wie es zum Beispiel bei Fachtagungen und Konferenzen der Fall sein kann, lassen sich mit Microsoft Teams Gruppenräumen unkompliziert durchführen, vorausgesetzt, es ist vorab bekannt, wer welchem Raum zugewiesen werden soll und es gibt jemanden (den/die Meetingorganisator/in), der die Zuweisung durchführt. Je grösser die Zahl der Teilnehmenden und je häufiger ein Raumwechsel gewünscht ist, desto aufwändiger ist es, die Zuweisungen durchzuführen.
Um diesen Aufwand zu reduzieren oder falls vorab nicht bekannt ist, wer welchem Raum zugewiesen werden soll, ist es besser, statt eines Meetings mit Gruppenräumen mehrere Meetings (ohne Gruppenräume) parallel zu einander zu organisieren (z. B. in separaten Kanälen oder als separate Besprechungstermine) und ein Meeting für das Plenum zu verwenden und die Links zu den anderen Meetings im Plenum bereitzustellen bzw. gegebenenfalls die Kanäle entsprechend klar zu benennen.
Szenario 6: Besichtigungstag, Tag der offenen Tür, Informationsveranstaltung
(Hoch)Schulen bieten Besichtigungstage, einen Tag der offenen Tür, Kennenlerntage oder Ähnliches an – traditionellerweise bei sich an der (Hoch)Schule. Was traditionellerweise in unterschiedlichen Räumen vor Ort erzählt, gezeigt, erklärt, illustriert, diskutiert wird, kann in Microsoft Teams in Breakout Rooms verlagert werden. Diese sind vorteilhaft, wenn die Zuweisung dem Zufall überlassen werden kann z. B. weil in allen Gruppenräumen dasselbe Programm stattfindet.
Ansonsten gilt auch hier, wie bei Szenario 5, dass Gruppenräume nur hilfreich sind, wenn vorab bekannt ist, wer welchem Raum zugewiesen werden soll (z. B. InteressentInnen für Ausbildungszweig A werden Raum A zugewiesen) und die Zuweisung auf Grund der beschränkten Teilnehmerzahl organisatorisch machbar ist.
