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Microsoft Teams Breakout Rooms erstellen

Wie man Gruppenräume in MS Teams am besten erstellt.
Microsoft hat vor Kurzem nachgezogen und bietet jetzt wie einzelne andere Videokonferenzanbieter ebenfalls sogenannte Breakout Rooms – sprich, virtuelle Meetingräume, die während eines (Haupt)Meetings für kleinere Gruppenmeetings genützt werden können. In maximal vier Schritten sind eure Gruppenräume parat. Hier seht ihr wie das geht.

Gruppenräume im Nu erstellen

Zur Zeit lassen sich Gruppenräume ausschliesslich über die Desktopapplikation und nicht über die Browserversion von Microsoft Teams erstellen. Dies gilt sowohl für Mac als auch Windowsgeräte. Mögliche Einsatzszenarien gibt´s in meinem nächsten Blogbeitrag. Hier eine Kurzanleitung für Breakout Room Neulinge.

Microsoft Teams Breakout Rooms Anleitung

Breakout Rooms gestartet und nun?

Sind die Gruppenräume gestartet, können diese 5-6 Schritte relevant sein.
Microsoft Teams gestartete Gruppenräume Anleitung

FAQ

  • Wie erstellen: Wie erstelle ich Gruppenräume in einer Videokonferenz mit Teams? Klicke auf das Gruppenraumsysmbol (siehe Abbildung 1 hier oberhalb).
  • Räume vorab erstellen: Kann ich die Räume erstellen, bevor Teilnehmende da sind? Ja, das geht, aber Achtung, wenn du „Automatische Zuweisung“ möchtest, darfst du die Räume erst erstellen, wenn die Teilnehmenden da sind.
  • Weitere Räume hinzufügen: Kann ich nach dem Erstellen der ersten Räume noch weitere Räume erstellen? Ja, solange die Räume nicht gestartet sind.
  • Räume neu anlegen: Kann ich, nachdem die Räume gestartet wurden, diese nochmals neu anlegen, z. B. weil ich mit der Zuteilung nicht zufireden bin. Nein, während die Räume geöffnet (= gestartet) sind,  kann kein weiterer Raum erstellt werden. Du kannst nur die Räume schliessen und dann einen Raum hinzufügen oder alle Räume neu anlegen. Solange die Räume geschlossen sind, kannst du jederzeit weitere Räume hinzufügen.
  • Räume wann erstellen? Macht es einen Unterschied, ob ich die Räume erstelle bevor die Teilnehmenden im Meeting sind oder erst wenn sie bereits im Meeting sind? Wenn du auf „Manuelle Zuweisung“ gestellt hast, nicht, aber wenn du auf „Automatische Zuweisung“ gestellt, dann macht es einen Unterschied.  Wenn du eine automatische Zuweisung erreichen möchtest, darfst du die Räume erst erstellen, wenn die Teilnehmenden bereits im Meeting sind. Alle Personen, die nach Erstellung der Räume ins Meeting kommen (sozusagen zu spät kommen), müssen manuell einem Raum hinzugefügt werden. 
  • Starten von leeren Räumen: Was passiert beim Starten von Räumen, wenn ein Raum leer ist? Der Raum wird nicht gestartet. Nur Räume mit Teilnehmenden können gestartet werden. Du kannst aber diesem Raum nach dem Start der anderen Räume noch Personen (z. B. zu spät Kommenden) zuweisen und den Raum dann separat starten.  
  • Wie kommen die Teilnehmenden in die Gruppenräume? Siehe Abbildung 1 hier oberhalb.
  • Verteilung per Zufall: Kann ich die Teilnehmenden nach dem Zufallsprinzip auf die Räume verteilen lassen? Ja, dass musst du gleich zu Beginn festlegen (siehe Punkt 1 in Abbildung 1 hier oberhalb).
  • Gezielte Zuweisung: Kann ich bestimmen, wer in welchen Raum kommt? Ja, vorausgesetzt, du hast „Manuelle Zuweisung“ beim Erstellen der Räume gewählt (siehe Punkt 1 in der Abbildung 1 hier oberhalb). Alle Teilnehmenden, die erst nach dem Start der Räume ins Meeting kommen, musst du ohnehin manuell zuweisen.
  • Zuweisung fehlerhaft: Was tun, wenn jemand trotz der Einstellung „Automatische Zuweisung“ keinem Raum zugewiesen wird? Manuell zuweisen oder, falls dies nicht möglich ist, die Person bitten, dasMeeting zu verlassen und nochmals zu betreten. Beim neuerliche Betreten wird die Person entwedautomatisch zugewiesen oder kann anschliessend manuell zugewiesen werden.
  • Zu spät Kommende: Was, wenn ich „Automatische Zuweisung“ gewählt habe und jemand kommt zu spät d. h. nachdem ich die Teilnehmenden einem Raum bereits zugewiesen habe? Du musst die Person selbst einem Raum zuweisen und kannst aussuchen, welchem Raum du sie zuweisen möchtest. Sie wird nicht automatisch zugewiesen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Räume gestartet sind oder nicht.
  • Zuweisung ändern: Kann ich die Zuweisung von Teilnehmenden ändern? Ja, solange die Räume nicht gestartet wurden. Dies gilt unabhängig davon, ob du „Manuelle Zuweisung“ oder „automatische Zuweisung“ eingestellt hast. Hast du die Räume einmal gestartet, kannst du die Zuwesiung nicht mehr ändern, auch nichtm wenn Teilnehmende aus dem Raum retour ins Hauptmeeting kommen.
  • Zuweisung nach Verlassen des Meetings?: Muss ich Teilnehmende, die das Meeting verlassen haben und wieder zurückkommen, erneut einem Raum zuweisen? Nein, bei der Rückkehr landen die Teilnehmenden im Hauptmeeting oder direkt im Raum, je nachdem was sie anklicken um zurückzukehren. In der Webapp haben Teilnehmende die Möglichkeit, direkt in den Raum zurückkehren zu können, in der Desktop App, kann derzeit nur ins Hauptmeeting zurückgekehrt werden und von dort aus in den Raum. In beiden Fällen musst du als RaumerstellerIn nichts tun, damit die Teilnehmenden wieder in ihren Raum kommen können.
  • Eigenständiges Raumwechseln: Können die Teilnehmenden eigenständig den Raum wechseln? Nein, nur die Meetingleitung kann sie einem anderen Raum zuweisen, vorausgesetzt 1.) „Manuelle Zuweisung“ wurde eingestellt und 2.) die Räume wurden noch nicht gestartet. 
  • Zwischendurch Zurückkehren ins Hauptmeeting: Können Teilnehmende, solange die Breakout Rooms geöffnet sind, aus ihrem Gruppenraum wieder retour ins Hauptmeeting z. B. um der Lehrperson Fragen stellen zu können? Ja, wenn du die entsprechende Einstellung (siehe Punkt 2 in der Abbildung 1 hier oberhalb) triffst. Derzeit scheint das Zurückkehren in der Webapp unabhängig von deinen Einstellungen zu funktionieren, für Teilnehmende, die die Dektop App verwenden, hingegen musst du das Zurückkehren explizit erlauben (Stand 11.01.2021). 
  • Raum betreten als RaumerstellerIn: Wie komme ich als GruppenraumerstellerIn in die Gruppenräume? Klicke auf die 3 Punkte neben dem Raumnamen. Dann klicke „Raum betreten“ (siehe Punkt 1 in der obersten Abbildung hier).
  • Aktivitäten der Teilnehmenden: Kann man im Gruppenraum chatten? Ja, chatten, diskutieren, brainstormen am Whiteboard etc., sofern dies auch im Hauptmeeting erlaubt ist. Wenn Teilnehmenden etwas im Hauptmeeitng nicht erlaubt ist (z. B. die Nutzung des Whiteboards), ist ihnen dies auch im Breakout Room nicht erlaubt.
  • Chatverlauf: Wer kann den Gruppenchat sehen? Ausschliesslich die Gruppenmitglieder und die Meetingleitung.
  • Nachricht an alle: Kann der/die Gruppenraumersteller/in an alle Räume gleichzeitig eine Nachricht schicken z. B. „Noch 3 Minuten bis zum Plenum!“ Ja, siehe Punkt 4 in der Abbildung oberhalb.
  • Verlassen von Räumen seitens der Teilnehmenden: Können Teilnehmende selbst ihren Raum verlassen? Ja, sie können 1.) ins Meeting zurückkehren, sofern du dies in den Einstellungen erlaubt hast oder sie die WebApp verwenden und 2.) können die Teilnehmenden im Breakout Room auch auflegen und somit das Meeting verlassen (und auch wieder zurückkehren). 
  • Verlassen des Meetings seitens Meetingleitung: Kann die Meetingleitung das Meeting verlassen, ohne die Besprechung zu beenden? Ja, durch Anklicken von „Verlassen“ (siehe Punkt 6 in der Abbildung oberhalb). Sie kann auch wieder zurückkehren.
  • Verlassen des Meetings seitens der Meetingleitung während Räume gestartet sind: Kann die Meetingleitung das Meeting verlassen,  ohne die Räume zu schliessen? Ja, und auch wieder zurückkehren (siehe Punkt 6 in der Abbildung oberhalb).
  • Schliessung der Räume durch Gruppenraumersteller/In: Kann der/die Gruppenraumersteller/in die Räume schliessen? Ja, mit einem Klick (siehe Punkt 5 in der Abbildung oberhalb).
  • Schliessung der Räume durch Teilnehmende: Können Teilnehmende einen Gruppenraum schliessen. Nein, sie können ihn nur verlassen, indem sie in das Hauptmeeting zurückkehren oder das Meeting verlassen (durch Auflegen).

Breakout Rooms einsetzen?

Hier geht´s zu möglichen Einsatzszenarien von Microsoft Teams Breakout Rooms.

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